Auxiliar Administrativo(a)

Descrição da Vaga

Descrição da Instituição

A Associação para o Desenvolvimento Cultural Kulungwana foi criada oficialmente a 26 de Maio de 2006. É uma pessoa colectiva de direito privado, de interesse público e social, sem fins lucrativos, dotada de personalidade jurídica própria e de autonomia patrimonial e financeira. De acordo com os Estatutos da Associação, o seu objectivo geral é “divulgar o conceito “Cultura” em todas as suas vertentes, dirigindo a sua acção a nível nacional e internacional.

Entre os objectivos específicos da Kulungwana constam: identificar e implementar programas para promover e divulgar a cultura nacional nas suas diversas expressões. Um dos programas implementados pela Kulungwana é o Xiquitsi cujo objectivo é a integração social de crianças / jovens e desenvolvimento profissional através da formação musical colectiva, o que pressupõe deslocação de alunos e bens. Nesta senda, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um(a) Auxiliar Administrativo(a).

O (A) auxiliar administrativo(a) é fundamental para o bom funcionamento do Xiquitsi, realizando o suporte operacional, organização de documentos, atendimento aos alunos/encarregados e controlo de rotinas (financeira, RH, logística). Para além destas actividades poderá organizar agendas arquivos, emitindo relatórios para aumentar a eficiência do Xiquitsi. O perfil exige organização, comunicação clara e domínio de ferramentas de escritório, com ensino médio ou cursos técnicos.

Descrição do Cargo

1. Cargo: O (A) auxiliar administrativo(a)
2. Nível académico: Médio ou equivalente
3. Responde a: Assistente administrativo Xiquitsi
4. Supervisor: Assistente administrativa Kulungwana
5. Período laboral: 40 horas laborais semanais, flexíveis de acordo com os programas pré-definidos

Responsabilidades Principais

O (A) auxiliar administrativo(a) exerce várias tarefas de apoio logístico, administrativo e de procurement do Xiquitsi, reporta a Directora do Programa e presta contas semanal, ao assistente de administração do Xiquitsi.

As principais Tarefas, em Coordenação com o Assistente Administrativo do Xiquitsi:

• Apoiar na preparação e gestão do plano de actividades do
  Programa Xiquitsi ;
• Prestar apoio geral, nomeadamente a recepção de
  correspondência, chamadas telefónicas e documentação;
• Responder a pedidos de informação e de documentação assegurando
  um elevado nível de profissionalismo, tacto, discrição e confidencialidade;
• Redigir correspondência e outra documentação inicial, bem como
  lavrar actas de reuniões;
• Gerir documentos electrónicos e em papel (listas de contactos,
  correspondência, fotocopias, digitalização de documentos, classificação e arquivo;
• Dar suporte na preparação e composição de diversos
  relatórios de actividades, progresso e avaliação;
• Preparar e enviar ao sector de administração e finanças os
  mapas de presenças dos bolseiros, orpo docente e staff de apoio, depois de homologado pela directora do Programa Xiquitsi;
• Registar as entradas e saídas de instrumentos em coordenação
  com a área que superintend  a logística e produção;
• Articular com o senhorio/os responsáveis dos imóveis em uso
  pelo Programa Xiquitsi;
• Fazer procurement e aquisições de acordo com as regras da
  Kulungwana e em coordenação com o sector de administração e finanças;
• Manter os arquivos classificados e actualizados;
• Prestar assistência ao “staff” e alunos do Programa Xiquitsi nas suas viagens no âmbito do Programa Xiquitsi;
• Receber e encaminhar os visitantes, pais e encarregados de
  educação do Programa Xiquitsi;
• Controlar o cadastro individual dos alunos, bolseiros, monitores
  e candidatos à admissão
•  Manutenção de um inventário actualizado de todos os instrumentos e equipamentos do projecto, mostrando a localização, usuário;
• Realizar quaisquer outras actividades administrativas que lhe forem definidas ou atribuídas pela Directora do Xiquitsi ou quem esta delegar.

Perfil do Ocupante

• Experiência e Capacidades Técnicas
• Certificado de conclusão da 12 classe ou Técnico médio;
• Mínimo de 3 anos de experiência em administração ;
• O conhecimento de boas práticas de gestão será uma vantagem;
• Conhecimento excelente de programas informáticos na óptica do
  utilizador particularmente,
• Excel & Word (MS Office em geral)
•  Excelente planificação de tarefas, habilidades organizacionais
  e estabelecimento de prioridades;
• Capacidade de executar tarefas cumprindo os prazos;
• Capacidade de trabalhar sob pressão
•  Habilidades interpessoais;
• Capacidade de trabalhar em equipa;
• Capacidade de comunicação em língua portuguesa (oral e
  escrita) ;
• Honesto(a), diligente, comprometido, proactivo.

COMOCANDIDATAR-SE:

Os candidatos interessados podem submeter a sua candidatura para oemail: geral@kulungwana.org.mz